Ce qu’il faut connaître de la vie associative.

Ce qu’est une association loi 1901
C’est un groupe de personnes qui se constitue pour œuvrer en commun, bénévolement.
Le lien entre les personnes est constitué :

• par un but commun, celui de l’association exprimé dans les statuts ;
• par l’apport individuel d’une cotisation annuelle.

Dans nos écoles, les principales associations sont : l’association gestionnaire ou Ogec (organisme de gestion de l’école catholique), l’association propriétaire, l’association de parents d’élèves (Apel), l’association sportive, etc…
L’Ogec est l’association au service de l’établissement qui lui donne une existence juridique, c’est-à-dire la personnalité morale.

Son fonctionnement
Pour son fonctionnement, une association régie selon le Loi du 1er juillet 1901, se dote d’organes de délibération et d’administration.

• L’organe de délibération est l’assemblée générale statutaire ordinaire, réunie au moins une fois l’an. Elle rassemble les membres adhérents à l’association (membres actifs, de droit, etc.), à jour de leur cotisation. Éventuellement, selon les circonstances et en particulier pour toute modification des statuts de l’association, les membres peuvent être convoqués en assemblée générale extraordinaire.
• Les organes d’administration sont :
• Le conseil d’administration, choisi parmi les membres, par élection, qui se réunit régulièrement pour mettre en œuvre les décisions de l’assemblée générale et poursuivre les objectifs de l’association.
• Le bureau, comprenant généralement un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier, choisis parmi les membres du conseil d’administration et élus par eux.

Formalités administratives à accomplir :
A la constitution d’une association
Déclarer son existence à la préfecture ou à la sous-préfecture du siège social. Cette déclaration comporte les éléments suivants :

• lettre de déclaration de constitution
• copie des statuts de l’association (datée et signée par deux personnes du bureau)
• liste des membres du conseil d’administration (nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse et profession)
• adresse du siège social.

En cas de changement
Faire connaître, dans les 3 mois, à la préfecture ou à la sous-préfecture, toutes modifications apportées aux statuts ainsi que tous les changements survenus dans l’administration de l’association en particulier le changement de membres au conseil.
Il en est de même en cas de dissolution d’une association.
Ces déclarations sont établies sur papier libre et établies en double exemplaire lorsqu’il s’agit de modification aux statuts.
Les déclarations de création, de modification de statuts ou de dissolution doivent être rendues publiques dans le délai d’un mois par l’insertion au Journal officiel (assurée par la préfecture).

Tenue des registres
Pour rendre compte de sa vie et répondre aux exigences légales, toute association doit tenir :

• Un registre destiné à recevoir les statuts, la composition du conseil d’administration et du bureau, les modifications apportées aux statuts et les changements survenus dans l’administration de l’association. Ce registre à pages numérotées est conservé au siège de l’association et présenté aux autorités administratives à chaque fois qu’elles en feront la demande.
• Un registre des délibérations : compte-rendus des réunions du bureau, du conseil d’administration et de l’assemblée, signés par le président et le secrétaire.
• Une comptabilité pour justifier de l’emploi des cotisations, des subventions ou autres sommes perçues. Pour les Ogec, cette comptabilité est obligatoire et répond aux exigences du lien contractuel de l’école avec l’État (contrat simple ou contrat d’association). Les comptes-rendus financiers (bilan et compte d’exploitation) sont communiqués annuellement à la Trésorerie générale ; sous contrat d’association, un membre du conseil municipal est désigné pour participer au conseil d’administration, à titre consultatif, lors de la présentation du bilan et de l’élaboration du budget prévisionnel.

Cotisations
Le montant de la cotisation demandée aux membres est fixé par le conseil d’administration. Ce sont ces membres à jour de leur cotisation qui prennent part aux votes de l’assemblée générale.

Quelques points d’attention pour les Organismes de gestion de nos écoles

• Membres de droit

Dans un Ogec, les membres de droit incarnent le lien de l’école avec les structures de l’Enseignement Catholique. Ce sont le directeur diocésain ou le représentant de la tutelle congréganiste, le président de l’Udogec et le président de l’Apel de l’école.
Ces membres de droit sont convoqués à toutes les réunions du conseil et de l’assemblée.

• Décès ou démission du président

Cette situation fait obligation d’élire un nouveau président, donc de composer un nouveau bureau jusqu’à l’assemblée générale suivante. Ce sera ou le vice-président ou un autre membre du conseil qui prend la place du président.

• Présence des salariés de l’association au conseil d’administration

Ne peuvent faire partie de l’association les personnes rémunérées à quel que titre que ce soit et travaillant dans l’école gérée par l’association ainsi que leurs conjoint, ascendants ou descendants directs.
Cependant le conseil peut s’adjoindre des personnes qualifiées pour leurs compétences. Elles assistent avec voix délibérative aux délibérations du conseil.

• Présence du chef d’établissement

Le chef d’établissement est invité, avec voix consultative, aux réunions du conseil, sauf pour les questions qui le concernent personnellement.

• Convocations aux réunions du conseil et aux assemblées

Elles sont envoyées aux membres dans les délais requis avec un ordre du jour et un bon pour pouvoir en cas d’impossibilité à venir à la réunion. On aura soin de tenir une fiche de présence des membres et de transcrire sur le cahier les décisions prises à la réunion.