A la fin de chaque année scolaire, l’équipe des maîtres propose une orientation pour chaque élève : passage dans la classe ou le cycle suivant, maintien en cours de cycle, maintien en fin de cycle, passage anticipé.
La proposition est adressée aux parents ou représentant légal pour avis. Ceux-ci sont en droit de contester cette proposition dans un délai de quinze jours. Passé ce délai, l’absence de réponse équivaut à l’acceptation de la proposition.
Les parents qui contestent la décision d’orientation confirmée par le chef d’établissement ont de nouveau un délai de quinze jours pour formuler un recours motivé auprès de la commission départementale d’appel. Le chef d’établissement doit transmettre aux familles toutes les informations nécessaires à cette démarche.

Texte de référence
-  BO N°8 du 22 février 2018 sur le redoublement
- Décret du 18 novembre 2014 sur le suivi et l’accompagnement pédagogique des élèves
- Note du SGEC du 1er mars 2016
- Arrêté du 5-12-2005 publié au B.O. N°1 du 5 janvier 2006.

Sa composition
Généralement, elle se compose de :

• un membre de la direction diocésaine qui en assure la présidence (Chargé de mission)
• deux chefs d’établissement du 1^ier degré
• deux professeurs des écoles
• deux psychologues de l’éducation
• un chef d’établissement du 2^nd degré
• un professeur de collège
• quatre représentants de parents d’élèves (Apel)

Cette commission est en lien avec l’autorité administrative. Sa composition et ses règles de fonctionnement sont communiquées à l’Inspection Académique. Le Directeur Académique des Services de l’Education Nationale (DASEN) ou son représentant peut assister aux réunions de la commission et les décisions prises sont communiquées par écrit  à l’Inspection académique et aux parents.

Rôle du chef d’établissement (article 3)
Le chef d’établissement transmet à la commission départementale d’appel un dossier comportant la décision de l’équipe enseignante, « les éléments qui l’ont motivé, ainsi que tous les éléments de nature à informer la commission. »

Rôle des parents (article 4)
Les parents saisissent la commission en utilisant les informations remises par le chef d’établissement. Ils peuvent demander à s’exprimer devant la commission ou lui écrire en lui transmettant tous les documents susceptibles de l’informer.

Ses règles de fonctionnement
Elles sont simples et définies par chaque commission. De façon habituelle, la commission procède à un examen de la situation de l’enfant à partir du dossier remis par le chef d’établissement. Elle reçoit les parents qui demandent à être entendus en les écoutant et en les questionnant sans exprimer d’avis devant eux. Les membres de la commission ne peuvent siéger lorsque leur est soumis un recours concernant un élève de l’école dans laquelle ils exercent.

Décision de la commission (article 5)
Les décisions prises par la commission sont définitives.

Le dossier
Le dossier doit être suffisamment explicite pour que les membres de la commission puissent comprendre la décision d’orientation. La commission départementale d’appel n’a pas pour rôle de prendre une décision de maintien en lieu et place de l’équipe mais de statuer sur une décision prise par l’école.
Habituellement, il est constitué des indications concernant le parcours scolaire, des aides particulières (PPRE, RA, CMP, …), des arguments principaux justifiant cette orientation, du livret scolaire contenant les évaluations périodiques réalisées par l’enseignant, de certains  travaux écrits de l’élève (résolution de problèmes, production d’écrits, exercice de compréhension de lecture, …) et de tout document permettant d’éclairer la situation de l’élève. Pour les travaux écrits, il conviendra de préciser le degré d’aide avec lequel l’élève les a réalisés, les outils auxquels il pouvait avoir recours et s’il s’agit d’un travail réalisé dans le cadre d’une pédagogie différenciée.
Il sera complété par des avis motivés de l’équipe des maîtres, de l’enseignant, de l’enseignant spécialisé, du chef d’établissement. Il est possible d’y joindre une synthèse des échanges avec les parents.

Maintien en grande section
Le maintien en  Grande Section doit rester exceptionnel et ne devrait concerner que les élèves en situation de handicap ou souffrant d’une pathologie particulière ou en très grande difficulté d’apprentissage. Il est soumis à l’avis de l’I.E.N. Après recueil de l’avis de l’I.E.N., la décision appartient au chef d’établissement et à son équipe. Si la famille conteste cette décision, elle peut saisir la Commission Départementale d’Appel.

Quelques recommandations faites par les responsables de commissions

• Le suivi et l'orientation des élèves sont prévus dans le cadre des temps de concertation de chaque école. Ces derniers permettent l’analyse et la formulation de la proposition d’orientation. Il s’agit donc bien d’une affaire d’équipe.
• Lorsque, dans une perspective de pédagogie de la réussite, l’enfant bénéficie d’un dispositif d’adaptation, il convient de s’assurer que les parents font bien le lien entre ce dispositif d’adaptation et les résultats obtenus. Autrement dit, par une sorte d’effet pervers, le dispositif d’adaptation peut en arriver à masquer aux yeux des parents les réelles difficultés de l’enfant… difficultés sur lesquelles l’équipe fonde sa décision de maintien dans le cycle !
• Veiller à ne pas surévaluer les travaux des élèves tout au long de l’année. Les parents ne comprennent pas qu’un maintien puisse être envisagé lorsque leur enfant a atteint la  "moyenne" de façon régulière.
• Informer régulièrement les parents des difficultés de leur enfant par des écrits et des échanges en direct pour ne pas les surprendre avec une décision de fin d’année prise au dernier moment. A cet égard, il est toujours utile de conserver une trace écrite des entretiens enseignants / parents.
• Alerter les parents en temps utile sur l’éventualité d’un maintien en le notifiant par écrit.
• Soigner la présentation de cette proposition d’orientation à la famille en expliquant les objectifs pédagogiques et les aménagements envisagés (PPRE, décloisonnement, …) pour une maîtrise mieux assurée des compétences requises à l’issue de l’année de cycle, en précisant que la proposition est issue d’une réflexion d’équipe d’école ou de cycle, en insistant sur le fait qu’il s’agit d’une proposition et non pas d’une décision ferme et donc en ouvrant le dialogue avant d’avoir recours à la commission,
• Annoncer de façon claire les règles : "Nous prenons une décision ; vous pouvez ne pas l’accepter ; vous pouvez vous en remettre à la commission… ; la décision de la commission sera irrévocable …".
• Informer les parents de façon rigoureuse et par écrit des diverses notifications (proposition d’orientation, information des modalités de recours, …)
• Respecter la procédure, et notamment les 15 jours de réflexion accordés aux familles pour éviter les vices de procédures.

• Une illustration de sa mise en place à la DDEC de Vendée : "cadre général, calendrier et procédure".